Quando si prospetta una verifica fiscale da parte della Guardia di Finanza oppure dell’Agenzia delle Entrate, è bene porre molta attenzione al comportamento da tenere. In caso di verifica fisica presso l’azienda (e dunque tralasciando al momento altre tipologie di verifica come l’invito inviato al contribuente o il preavviso telematico), l’atteggiamento dei verificatori è oggi, in genere, di grande collaborazione e 'compliance', mettendo il contribuente nelle migliori condizioni relazionali, indicando fin da subito i diritti spettanti. È dunque importante agevolare l’accesso dei verificatori nei locali dell’azienda, favorendo la documentazione richiesta.
Ma vediamo come funziona la verifica: i verificatori, al termine di ogni giornata di ispezione, producono un verbale che poi sottopongono alla firma del contribuente, dove si riepilogano le attività svolte e gli eventuali rilevi operati. In genere i rilevi più importanti vengono prodotti nel verbale conclusivo (Processo Verbale di Constatazione, o Pvc). Qualora nei verbali intermedi vengano operati dei rilievi 'di sostanza', è opportuno che il contribuente rilasci delle dichiarazioni (anche sintetiche) a difesa del proprio operato, che dovranno poi essere messe a verbale. Se invece i rilievi vengono inseriti esclusivamente nel Pvc finale, è bene che il contribuente faccia rilevare proprio in questo verbale (e quindi chieda che venga messo nero su bianco) le proprie eventuali motivazioni difensive, anche sintetiche, contestando tali rilievi, ove ne ricorrano i presupposti, e riservandosi poi di produrre delle memorie più dettagliate e argomentate in un successivo documento che verrà elaborato entro 60 giorni dalla notifica del Pvc. In alternativa, qualora il contribuente venga messo a conoscenza dei rilievi solo al momento della notifica del Pvc, è bene che faccia comunque rilevare - proprio perché non ha avuto conoscenza prima dei rilievi - la propria riserva di produrre memorie entro 60 giorni dalla notifica dello stesso documento (come previsto dall’art. 12, comma 7, Legge 212/2000). Ed è bene che tutto ciò venga messo a verbale.
Nel caso in cui si ritenga che i verificatori procedano con modalità non conformi alla legge, il contribuente può rivolgersi anche al Garante del Contribuente, come previsto dalla stessa Legge. Tutti gli accessi e le ispezioni presso la sede del contribuente devono avvenire durante l’orario di esercizio dell’attività. Il contribuente può richiedere che l’esame dei documenti amministrativi e contabili avvenga presso il professionista abilitato di fiducia (dottore commercialista/avvocato) o comunque che lo stesso professionista possa assistere il contribuente nelle operazioni di verifica. Se la contabilità è tenuta presso l’azienda verificata, è consigliabile richiedere al professionista di fiducia un supporto presso l’azienda stessa (pianificando magari gli incontri in corso di verifica). A fronte della richiesta di documentazione da parte dei verificatori, un eventuale rifiuto da parte del contribuente può comportare importanti conseguenze negative. In primo luogo il rifiuto implica la cosiddetta 'preclusione probatoria', cioè l’impossibilità per il contribuente di potere utilizzare detti documenti in fasi successive. In secondo luogo la probabile irrogazione di sanzioni amministrative (e anche penali) e la possibile applicazione dell’accertamento induttivo extra-contabile.
È quindi consigliabile adoperarsi al fine di rendere disponibili tutti i documenti richiesti, magari chiedendo un breve lasso di tempo per produrre quanto richiesto. È chiaro che se l’impossibilità di produrre documentazione deriva da cause di forma maggiore è bene segnalarlo e farlo mettere a verbale per potere poi produrre la stessa documentazione in momenti successivi, qualora divengano disponibili. Da precisare che se i documenti richiesti sono già in possesso dell’Amministrazione finanziaria o di altre amministrazioni pubbliche, il contribuente non è tenuto a fornirli e tantomeno potrà essere sanzionato per un eventuale rifiuto. Come già indicato ma è opportuno ricordare, il contribuente può, una volta chiusa la verifica e notificato il Pvc, produrre delle memorie difensive, al fine di confutare i rilievi mossi dai verificatori e così sperare che l’Agenzia delle Entrate non emetta un avviso di accertamento o comunque ne emetta uno con pretese ridotte. Queste memorie possono essere prodotte senza limiti di tempo e non necessariamente entro i 60 giorni dalla notifica del Pvc come di opinione comune. Il termine è esclusivamente riferito all’Agenzia, la quale non può (salvo casi di particolare e motivata urgenza) emettere un atto impositivo prima della suddetta scadenza, proprio per dare tempo al contribuente di notificare apposite memorie. Si consiglia comunque di produrre le memorie entro il suddetto termine al fine di agevolare le successive fasi procedimentali in quanto, in caso di invio successivo, l’Ufficio potrebbe avere già emesso l’avviso di accertamento con tutte le complicazioni del caso.
È bene sottolineare che la redazione delle memorie debba essere curata con particolare attenzione, al fine di inserire contenuti che possano realmente essere di vantaggio per il contribuente, in forma sintetica e possibilmente documentata, senza eccedere in considerazioni scontate o generalizzate; a volte potrebbe essere addirittura conveniente non evidenziare o approfondire eccessivamente determinati elementi che potrebbero poi dare un reale vantaggio al contribuente in sede contenziosa.
L'AUTORE - Davide Giordani è membro dello Studio Associato Scardovi e Giordani.