Ora focalizziamo l’attenzione su due aspetti di base: gli sforzi da compiere in occasione delle attività di identificazione, da un lato, e lo sviluppo degli obblighi di registrazione, dall’altro. Circostanze, queste, che devono trovare la giusta e misurata ritualizzazione nelle procedure aziendali che agli operatori del gioco sono richieste. Il cuore della valutazione operata in sede di identificazione consiste nella individuazione del titolare effettivo della operazione monitorata. L’articolo 19 del decreto antiriciclaggio più volte richiamato prevede, infatti, che “l'identificazione e la verifica dell'identità del titolare effettivo è effettuata contestualmente all'identificazione del cliente e impone, per le persone giuridiche l'adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente. Per identificare e verificare l'identità del titolare effettivo i soggetti destinatari di tale obbligo possono decidere di fare ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque contenenti informazioni sui titolari effettivi, chiedere ai propri clienti i dati pertinenti ovvero ottenere le informazioni in altro modo”. In proposito, lo stesso decreto, all’articolo 20, mette anche in evidenza che “gli obblighi di adeguata verifica della clientela sono assolti commisurandoli al rischio associato al tipo di cliente, rapporto continuativo, prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione di cui trattasi”. Ma quel che anche oggi vuole mettersi in evidenza è che la stessa norma prosegue precisando che anche gli operatori del gioco “devono essere in grado di dimostrare alle autorità competenti che la portata delle misure adottate è adeguata all'entità del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo”. In sostanza, ancora una volta emerge l’importanza della decisione aziendale di formalizzare le procedure antiriciclaggio: esse non solo consentono di assolvere agli adempimenti posti dalla normativa, non solo rappresentano un momento di riflessione su procedure e processi aziendali sempre utile per il miglioramento dei medesimi ma tengono al riparo lagovernance da critiche da parte delle autorità competenti. In particolare, per la valutazione del rischio di riciclaggio, si può fare riferimento oltre alle istruzioni delle autorità per casi analoghi, anche ai seguenti criteri generali. Quanto alle caratteristiche proprie del soggetto interessato (sia esso giocatore, sia esso operatore della filiera contrattualizzato), potrebbe aversi cura di osservare: la natura giuridica; la prevalente attività svolta; il comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o dell'instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale; l’area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte. Quanto alle caratteristiche dell’operazione, del rapporto o della prestazione professionale oggetto di monitoraggio, potrebbe aversi cura di osservare: la tipologia, la modalità di svolgimento, l’ammontare, la frequenza delle operazioni, la durata, la ragionevolezza in rapporto all'attività svolta dal cliente, l’area geografica.
Assume carattere di particolare importanza la norma di chiusura del sistema di cui all’articolo 23 del decreto, che impone agli operatori il cosiddetto obbligo di astensione in presenza di determinate circostanze: “Quando gli enti non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica non possono instaurare il rapporto né eseguire operazioni o prestazioni professionali ovvero pongono fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale già in essere e valutano se effettuare una segnalazione alla Uif. Nel caso in cui non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica relativamente a rapporti continuativi già in essere, operazioni o prestazioni professionali in corso di realizzazione, gli enti o le persone soggetti al presente decreto restituiscono al cliente i fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie di spettanza, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su un conto corrente bancario indicato dal cliente stesso. Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l'impossibilità di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela”. Inoltre la stessa disposizione fa riflettere in quanto mette in evidenza che “prima di effettuare la segnalazione di operazione sospetta gli enti si astengono dall'eseguire le operazioni per le quali sospettano vi sia una relazione con il riciclaggio o con il finanziamento del terrorismo [e] nei casi in cui l'astensione non sia possibile in quanto sussiste un obbligo di legge di ricevere l'atto ovvero l'esecuzione dell'operazione per sua natura non possa essere rinviata o l'astensione possa ostacolare le indagini, permane l'obbligo di immediata segnalazione di operazione sospetta ”. La norma è costruita pensando agli operatori bancari, ma pone spunti di riflessione rilevanti ai fini della costruzione delle procedure interne aziendali per fornire alle funzioni di primo livello coinvolte e agli operatori della filiera precise indicazioni sulle condotte da tenere in ottemperanza alla normativa, senza creare i presupposti per indurre il compimento di atti disordinati, non consapevoli, eccessivi o non adeguati, in linea di principio possibili oggetto di censura in sede di verifica ex post dagli enti vigilanti.
Superata la fase dell’identificazione, il decreto precisa che occorre procedere con la registrazione e la conservazione di cui all’articolo 36, ai sensi del quale i soggetti obbligati “conservano i documenti e registrano le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla Uif o da qualsiasi altra Autorità competente. In particolare: a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale; b) per quanto riguarda le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali, conservano le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di dieci anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale”. La norma precisa altresì che essi ”registrano, con le modalità indicate, e conservano per un periodo di dieci anni, le seguenti informazioni: con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto; con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata: la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera”. Interessante, sempre ai fini della redazione delle procedure aziendali è l’indicazione del termine di registrazione delle informazioni assunte posto dal medesimo articolo 36: “Le informazioni sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale”.
Sul punto va precisato che quanto sopra rappresenta la chiarificazione dei principi generali di adeguata verifica e registrazione posti dal decreto antiriciclaggio. Per quanto specificamente attiene agli operatori del gioco, lo stesso decreto prevede, invece, una disciplina specifica all’articolo 24. Prima di affrontare detta specificità occorre fare una precisazione doverosa: il fatto che vi sia una regolamentazione speciale per il gioco non toglie importanza ai principi generali sopra esposti, questi infatti rappresentano l’utile spunto di raffronto per soddisfare eventuali esigenze interpretative, recuperando, ove si ritenga necessario, condotte virtuose certamente apprezzate in sede di verifica.
Venendo alla specificità del settore del gioco, ed esclusa la parte relativa alle case da gioco, la norma richiamata prevede quanto segue: “3. Sono acquisite e conservate le informazioni relative: a) ai dati identificativi; b) alla data dell'operazione; c) al valore dell'operazione e ai mezzi di pagamento utilizzati. 4. Gli operatori che svolgono l'attività di gestione dei giochi, indicati nell'articolo 14, comma 1, lettera e-bis) [i.e. gioco su rete fisica], procedono all'identificazione e alla verifica dell'identità di ogni cliente per importo superiore a 1.000 euro, con le modalità di cui al comma 3. Gli operatori che svolgono l'attività di gestione di case da gioco online (indicati nell'articolo 14, comma 1, lettera e), procedono all'identificazione e alla verifica dell'identità di ogni cliente per importo superiore a 1.000 euro e consentono operazioni di ricarica dei conti di gioco, di acquisto e di cambio dei mezzi di gioco, esclusivamente attraverso mezzi di pagamento, ivi compresa la moneta elettronica, per i quali è possibile assolvere gli obblighi di identificazione previsti dal presente decreto. A tale fine, gli operatori devono registrare e acquisire le informazioni relative: a) ai dati identificativi dichiarati dal cliente all'atto dell'apertura dei conti di gioco o della richiesta delle credenziali di accesso ai giochi online; b) alla data delle operazioni di apertura e ricarica dei conti di gioco e di riscossione sui medesimi conti; c) al valore delle operazioni sopra indicate e ai mezzi di pagamento utilizzati; d) all'indirizzo IP, alla data, all'ora e alla durata delle connessioni telematiche nel corso delle quali il cliente, accedendo ai sistemi del gestore della casa da gioco online, pone in essere le suddette operazioni. 5. In deroga a quanto stabilito dall'articolo 36 i dati di cui al comma 4, lettera d), sono soggetti a conservazione per un periodo di due anni dalla data della comunicazione da parte dei soggetti previsti dall'articolo 14, comma 1, lettera e). Gli stessi dati sono conservati, per il periodo previsto dall'articolo 36, dai fornitori di comunicazione elettronica e possono essere richiesti agli stessi dagli organi di controllo”. Nell’ambito dello stesso articolo si precisa poi che “le autorità di vigilanza di settore e gli organi incaricati del controllo, compreso il Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di finanza, nell'ambito delle rispettive competenze, riferiscono al Comitato di sicurezza finanziaria, almeno una volta l'anno, sull'adeguatezza dei sistemi di prevenzione e contrasto del riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo, adottati dalle singole case da gioco”. Tale aspetto sembrerebbe motivare le attività di reportistica richieste agli operatori nell’ambito delle rispettive convenzioni. In occasione del prossimo intervento, smarcati i principi di riservatezza, si procederà con la valutazione dei principali aspetti che normalmente caratterizzano le disposizioni aziendali degli operatori del gioco per il giusto e misurato presidio dei rischi di riciclaggio.