“Si rende necessario – si legge nella circolare - fornire apposite istruzioni in ordine alla chiusura della contabilità relativa all’ex Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato (ex AAMS), tenuto conto che l’art. 23-quater del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, convertito con modificazioni dall’art.1, comma 1, della legge 7 agosto 2012, n. 135, ne ha disposto l’incorporazione con l’Agenzia delle dogane a decorrere dal 1° dicembre 2012.
Il medesimo articolo 23-quater ha disposto che, con decreti di natura non regolamentare del Ministero dell’economia e delle finanze, le funzioni, le risorse umane e strumentali, nonché la gestione delle risorse finanziarie attribuite all’ex A.A.M.S sono trasferite all’Agenzia delle dogane e dei monopoli (comma 3) e che, al fine di garantire la continuità delle attività facenti capo agli enti incorporati, fino al perfezionamento del processo di riorganizzazione le attività facenti capo ai predetti enti continuano ad essere esercitate dalle articolazioni competenti con i relativi titolari presso le sedi e gli uffici già a tal fine utilizzati (comma 7).
In applicazione del citato articolo 23-quater del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, è stato emanato il decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 8 novembre 2012, registrato alla Corte dei conti, con il quale è stata individuata la data del 1° dicembre 2012 per il trasferimento all’Agenzia delle dogane e dei monopoli delle funzioni, delle risorse umane e strumentali, nonché della gestione delle risorse finanziarie attribuite all’ex A.A.M.S, con ciò dovendosi considerare definitivamente conclusa la procedura di incorporazione voluta dalla legge.
In particolare l’articolo 3 del suddetto decreto ha disposto, tra l’altro, il trasferimento in proprietà all’Agenzia delle dogane e dei monopoli dei beni mobili, informatici e strumentali utilizzati dall’A.A.M.S. per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali, a decorrere dal 1° gennaio 2013. Il medesimo articolo ha stabilito, inoltre, che i predetti beni sono individuati sulla base delle risultanze esposte nelle scritture contabili dell’Aams. al 31 dicembre 2012 e che l’atto di individuazione dei beni mobili oggetto di trasferimento costituisce titolo per il discarico dalla contabilità erariale, nonché per la voltura nei pubblici registri dei beni mobili registrati.
Inoltre l’articolo 5 dello stesso decreto ha disposto che, al fine di consentire un controllo unitario delle risultanze gestionali, il termine per la chiusura del bilancio di esercizio dell’Aams. incorporata sia il 31 dicembre 2012.
Da ultimo, l’art. 1, comma 477, della legge di stabilità 2013 recante disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato, ha disposto, ai fini contabili, il termine per la chiusura del bilancio di esercizio dell’Aams. al 31/12/2012 e relativamente ad esso ha mantenuto la vigenza degli artt. 35, 37 e 38 della legge n.196/2009 in materia di risultanze della gestione, di parifica e di presentazione del rendiconto, ed ha istituito un regime transitorio di controllo della Corte dei conti e di regolarità amministrativa e contabile di cui al decreto legislativo 30 giugno 2011, n. 123.
Da ciò deriva che la rappresentazione contabile dei fatti di gestione avverrà per l’intero anno finanziario 2012 insieme all’imputazione all’ex Aams del complesso delle attività gestionali poste in essere nello stesso anno, garantendo in tal modo la coerenza delle operazioni contabili e la continuità dell’esercizio dei rapporti giuridici in essere.
Ciò premesso, si forniscono le seguenti istruzioni di dettaglio cui devono attenersi gli operatori a vario titolo coinvolti nel sopradescritto procedimento di passaggio tra la gestione dell’ex A.A.M.S e quella nuova dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli e si precisa che per quanto non espressamente previsto dalle presenti istruzioni si rimanda, in quanto compatibili, ai contenuti delle richiamata circolare n. 29 del 17 ottobre 2012.
Con l’occasione si fa presente che, nella circolare annuale sull’accertamento dei residui dell’esercizio finanziario 2012, saranno specificate le istruzioni di pertinenza dell’ex Aams, con particolare riferimento ai soggetti che procederanno all’elaborazione dei decreti di accertamento dei residui ed agli organi di controllo.
A) Gestione ordinaria per capitoli di bilancio
La continuità e la coerenza delle operazioni contabili sarà assicurata attraverso operazioni di collegamento, da effettuarsi nell’area bilancio, tra capitoli della gestione dell’esercizio finanziario 2012 e omologhi capitoli relativi alla gestione dell’esercizio finanziario 2013, appositamente istituiti in sede di predisposizione del disegno di legge di bilancio per l’esercizio finanziario 2013 e per il triennio 2013-2015 negli stati di previsione dell’entrata e del Ministero dell’economia e delle finanze; a tal fine le necessarie informazioni saranno trasmesse dall’ex Aams al Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato.
Si precisa che la puntuale definizione delle suesposte operazioni risulterà propedeutica all’accertamento delle disponibilità residue sui capitoli della gestione 2013 tramite l’avvenuto consolidamento dei dati tra le aree entrate e spese e l’area bilancio.
In questo modo sarà possibile riaccertare, sui suddetti capitoli appositamente istituiti per l’esercizio finanziario 2013, eventuali residui, compresi quelli in materia di giochi, formatisi sui capitoli di entrata e di spesa di pertinenza dell’ex Aams.
B) Conti correnti di tesoreria
Per quanto attiene ai conti correnti di tesoreria già intestati all’ex A.A.M.S. si precisa che gli stessi rimangono aperti fino alla definitiva chiusura delle operazioni di rendicontazione e di regolazione dei pagamenti dell’esercizio finanziario 2012.
Al termine delle operazioni di chiusura le risorse disponibili sui conti correnti sono versate all’entrata del bilancio dello Stato -capo V, capitolo 2535- per la successiva riassegnazione ai capitoli destinati al funzionamento dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli ovvero ad appositi capitoli di spesa del bilancio dello Stato dedicati ai pagamenti relativi alla gestione dei giochi.
C) Ordini di accreditamento e ordini di pagare
Ferme restando le scadenze previste dalla richiamata circolare n. 29 per la chiusura delle contabilità dell’esercizio finanziario 2012, si ritiene doveroso sottolineare che le operazioni di chiusura dovranno avvenire improrogabilmente entro il 31 dicembre c.a. .
Si evidenzia, altresì, che i funzionari delegati non possono più emettere ordinativi di pagamento, atteso che la data ultima per la presentazione in tesoreria degli stessi è stata fissata al 20 dicembre 2012, secondo quanto previsto dall’articolo 194, comma 2, del decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 29 magio 2007 (Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato).
D) Riduzione ed annullamento degli ordini di accreditamento
I funzionari delegati dell’ex Aams a favore dei quali siano stati emessi nell'esercizio ordini di accreditamento, dovranno inviare, entro il 31 gennaio 2013, alle competenti Tesorerie un prospetto in duplice copia degli ordini di accreditamento rimasti in tutto od in parte inestinti alla chiusura dell'esercizio da cui risultino, per ciascun ordine e distintamente per competenza e residui, il numero, il capitolo, l'importo dell'ordine, nonché l'importo dei pagamenti effettuati e la somma rimasta da pagare sull'ordine medesimo.
Detti funzionari delegati dovranno versare all’entrata del bilancio dello Stato, al capitolo 2368/art.8 del capo X, le eventuali somme prelevate in contanti e non utilizzate e presentare i rendiconti entro il 25 gennaio 2013. Si raccomanda, pertanto, agli stessi funzionari di non prelevare somme in contanti in misura superiore alle effettive necessità accertate.
E) Spese in gestione ai funzionari delegati rimaste insolute
Entro il 31 gennaio 2013, i funzionari delegati dovranno inviare, in doppio esemplare, all’Ufficio centrale di ragioneria presso l’ex Aams gli elenchi mod. 62 C.G. delle spese delegate, i cui ordini di accreditamento presentino una disponibilità residua al 31 dicembre 2012, da compilarsi distintamente per capitolo e per esercizio di imputazione al bilancio delle spese medesime e con l'indicazione del numero degli ordini di accreditamento in tutto o in parte non utilizzati. Un altro esemplare dei suddetti elenchi dovrà essere inviato dai funzionari delegati all’Agenzia delle dogane e dei monopoli – gestione ex Aams.
Pertanto, i funzionari delegati, ricevuti dalle Tesorerie i modelli 66T/ 31ter C.G. relativi ai buoni e agli ordinativi estinti nel mese di dicembre provvederanno alla compilazione di distinti elenchi modelli 62 C.G. nel modo che segue:
• in un primo elenco saranno riportati gli ordinativi su ordini di accreditamento emessi entro il 31 dicembre 2012 e non portati in uscita entro la stessa data dalle Tesorerie, indicando l'importo netto e quello delle relative ritenute erariali di ciascun ordinativo;
• in un secondo elenco saranno riportate tutte le spese relative ad obbligazioni assunte, per le quali, alla data del 31 dicembre 2012, non è stato ancora emesso il relativo ordinativo di pagamento, indicando l’importo totale quale prodotto della loro sommatoria. Questi ultimi modelli 62 C.G. devono essere, quindi, emessi solo per i fondi accreditati nell’esercizio 2012 e non utilizzati entro il 31 dicembre dello stesso anno; i modelli 62 C.G. in questione dovranno essere corredati dell’elenco analitico dei creditori e delle singole somme da pagare;
• infine, un modello 62 C.G. va compilato per le eventuali ritenute erariali rimaste da versare relativamente a ordinativi estinti, solo se trattasi di spese non riguardanti stipendi, altri assegni fissi e pensioni.
Nel caso in cui la compilazione analitica del mod. 62 C.G. dovesse risultare particolarmente laboriosa e non determinante ai fini di specifiche esigenze di controllo, potranno, in via del tutto eccezionale, indicare globalmente in detti elaborati l'importo delle spese rimaste da pagare a fine esercizio, precisando comunque i numeri degli ordini di accreditamento ridotti.
Si raccomanda una particolare attenzione nella compilazione dei predetti modelli, tenuto conto che sulla base della sommatoria degli importi da essi risultanti saranno destinate nel 2013 apposite risorse del bilancio dello Stato all’Agenzia delle dogane e dei monopoli per provvedere al pagamento delle predette spese rimaste da pagare.
Appare opportuno precisare che detta compilazione dei mod. 62 C.G. assolve alla funzione di dimostrazione dei debiti riferiti all’ex Aams che sono rimasti insoluti al 31 dicembre 2012, nonché a quella di parifica del consuntivo da parte della Corte dei conti, rimanendo esclusa nella nuova configurazione giuridica di accorpamento con l’Agenzia delle dogane la possibilità del trasporto degli ordinativi e degli O/A e, conseguentemente, del pagamento in conto residui dei debiti medesimi.
Per la sistemazione contabile degli ordinativi emessi e pagati negli esercizi 2011 e precedenti e tuttora scritturati al conto sospeso “collettivi”, la Banca d’Italia trasmetterà all’ Ufficio centrale di ragioneria presso l’ex Aams gli elenchi dei predetti ordinativi alla cui sistemazione contabile provvederà l’Agenzia delle dogane e dei monopoli entro i primi mesi dell’anno 2013, mediante l’utilizzo di ordini di accreditamento emessi sui capitoli dello stato di previsione del Ministero dell’economia e delle finanze destinati al funzionamento dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli.
Analogamente si procederà per eventuali ordinativi e/o buoni su ordini di accreditamento pagati dagli uffici postali entro il 31 dicembre 2012, che le Tesorerie scritturano in conto sospeso nel corso del 2013 in quanto pervenuti dopo il suddetto termine.
Sulla base di tali elenchi si avrà cura di procedere all'accertamento completo dei residui passivi riguardanti ciascun capitolo, con l'avvertenza che l'ammontare delle somme al lordo di eventuali ritenute, da comprendere negli elenchi mod. 62 C.G., sia perfettamente corrispondente alle riduzioni da apportare alle aperture di credito disposte nel corso dell'esercizio finanziario scaduto a favore dei funzionari delegati.
Quelle partite che, per circostanze eventuali, non potessero iscriversi negli elenchi principali, inviati entro il mese di gennaio, formeranno, eccezionalmente, oggetto di appositi elenchi suppletivi, il cui invio potrà aver luogo fino al termine massimo del 15 febbraio 2013.
La possibilità di ricorrere ad elenchi suppletivi potrà essere utilizzata per le ritenute erariali da calcolarsi sugli importi degli ordinativi estinti nel mese di dicembre 2012 quando la relativa comunicazione della locale Tesoreria non dovesse pervenire nei termini previsti.
Negli eventuali casi in cui vengano emessi elenchi suppletivi, i motivi eccezionali che ne giustificano il ricorso dovranno essere indicati in calce agli stessi.
Il suddetto termine del 15 febbraio 2013 dovrà essere rigorosamente osservato, essendo assolutamente indispensabile che l’Agenzia delle dogane e dei monopoli – gestione ex A.A.M.S riceva in tempo utile gli elementi che occorrono per la compilazione del conto consuntivo.
Si segnala, infine, che i funzionari delegati dovranno aver cura di emettere i titoli di spesa entro i termini di cui alla lettera B) dei “TERMINI DI EMISSIONE DEI TITOLI DI SPESA” della ripetuta circolare n. 29/2012, al fine di consentirne l'agevole pagamento da parte delle competenti Tesorerie non oltre il 31 dicembre 2012, ultimo giorno lavorativo dell’esercizio.
F) Adempimenti delle tesorerie
I funzionari delegati trasmettono entro il 31 gennaio 2013 alle Tesorerie un elenco, in duplice copia, contenente il capitolo, il numero, l'importo e l'imputazione a competenza o residui dei singoli ordini di accreditamento rimasti in tutto o in parte inestinti, concernenti spese sia di parte corrente che in conto capitale in quanto non più trasportabili, nonché le somme che risultano pagate a valere sugli ordini medesimi e quelle rimaste in disponibilità alla chiusura dell'esercizio finanziario.
Le Tesorerie appongono poi sui predetti elenchi il visto di concordanza sulla base delle proprie risultanze e ne trattengono una copia. Le medesime Tesorerie, dopo gli adempimenti inerenti alla "chiusura" degli ordini di accreditamento, nonché la riduzione o l'annullamento degli stessi rimasti parzialmente o interamente inestinti, entro cinque giorni dalla ricezione dei detti elenchi da parte dei funzionari delegati, o al più tardi entro il 19 aprile 2013, trasmettono:
- all'Ufficio centrale di ragioneria presso l’ex A.A.M.S., che provvederà, poi, direttamente alle regolazioni con la Corte dei conti, i decreti di riduzione o di variazione mod. 15 C.G., le schede mod. 14 C.G., nonché due copie del mod. 34 C.G., relativi agli ordini di accreditamento rimasti in tutto o in parte inutilizzati. Una copia del predetto mod. 34 C.G. verrà trasmessa all’Agenzia delle dogane e dei monopoli – ex gestione A.A.M.S..
Qualora i funzionari delegati non provvedano a trasmettere entro il 15 aprile 2013 l’elenco predetto, le Tesorerie – dopo gli adempimenti di chiusura degli ordini, nonché la riduzione o l'annullamento degli stessi - invieranno, comunque, agli Uffici di cui sopra i modelli.
Le Tesorerie restituiranno ai funzionari delegati per l'annullamento tutti gli ordinativi e/o buoni inestinti al 31 dicembre 2012, compresi quelli emessi nell’esercizio 2011 non essendone possibile il trasporto all’esercizio 2013. Per gli ordinativi che eventualmente non si rinvenissero, le Tesorerie provvederanno ad allegare al relativo modello 32 bis C.G. la dichiarazione di smarrimento datata e sottoscritta dal capo della Tesoreria, salvo le disposizioni di cui all’articolo 121 delle Istruzioni sui Servizi di Tesoreria dello Stato.
CONTABILITÀ DEI BENI MOBILI PATRIMONIALI - Alla luce del quadro normativo in premessa, emerge che, in relazione alle modalità e ai tempi della presentazione delle contabilità dei beni mobili nonché delle pertinenti attività di riscontro amministrativo-contabile possono considerarsi confermate le istruzioni diramate in materia con la circolare 17 ottobre 2012, n. 29.
Ciò posto, non sembra superfluo evidenziare che il menzionato atto di individuazione dei beni mobili oggetto di trasferimento, costituente titolo per il discarico dalla contabilità erariale nonché per la voltura nei pubblici registri dei beni mobili registrati, ai sensi del citato articolo 3 del D.M. 8 novembre 2012, sarà da identificarsi nel prospetto riassuntivo delle variazioni intervenute nella consistenza dei beni mobili (Mod. 98 C.G.), recante le risultanze contabili alla data del 31 dicembre 2012, validato dal competente Ufficio centrale di ragioneria presso l’ex A.A.M.S., ancora operante in qualità di ufficio riscontrante, in virtù delle norme innanzi richiamate, anche per le operazioni di chiusura delle contabilità dei beni mobili patrimoniali in dotazione all’ex Aams.